Possiamo migliorare drasticamente la nostra gestione del tempo se individuiamo di quale "malattia" soffriamo tra le quattro principali: sovraccarico, perfezionismo, procrastinazione, spreco.

Sono come delle malattie perché le "prendiamo" ad un certo punto della nostra vita e continuano a lungo a disturbarci e a ridurre la nostra qualità di vita o addirittura possono provocarci gravi problemi.

Fortunatamente possiamo anche guarire anche se esse possono ritornare. In questa serie di quattro articoli, uno per malattia, spiego come affrontare e risolvere questi problemi anche sulla base della mia esperienza diretta.

Ci sono passato infatti anche io, le ho avute tutte e quattro, anche contemporaneamente!

In questo primo articolo faccio un'introduzione generale sull'argomento e poi mi concentro su una prima malattia: l'essere sovraccarichi di impegni, un po' come questo camion cinese sotto nella foto.

Le 4 malattie

Insegnando gestione del tempo mi ero accorto che ai miei corsi partecipavano persone con problemi molto diversi legati alla gestione del tempo.

Ad esempio ero abituato a incominciare i seminari aiutando i partecipanti ad eliminare gli sprechi di tempo.

In questo modo essi potevano recuperare del tempo per fare altre attività che loro consideravano più importanti ed utili ma per le quali al momento non riuscivano a trovare il tempo necessario.

Mi accorgevo però che mentre alcuni partecipanti annuivano convinti perché si rendevano conto di avere questo problema dello spreco, altri mi guardavano scettici perché sapevano di non sprecare affatto il loro tempo e quindi non si sentivano compresi da me.

Anche questo secondo gruppo di persone sapeva comunque di avere un problema di gestione del tempo perché si sentivano insoddisfatti di alcuni aspetti della loro vita.

Io però non li stavo aiutando parlando di spreco del tempo.

Questa metafora delle 4 malattie mi è stata perciò molto utile per distinguere meglio le diverse esigenze delle persone e da allora propongo soluzioni e riflessioni legate a tutte e quattro queste malattie.

In quale malattia ti riconosci di più?

Quando hai letto quali erano le 4 malattie hai capito subito di averne una in particolare?

O magari tutte e quattro? :-D

Quando avevo scoperto questa metafora ero rimasto un po' scioccato che, pur considerandomi abbastanza un esperto di gestione del tempo di fatto non ero "vaccinato" contro nessuna di queste "malattie".

Tra tutte però mi sono accorto che una era la più grave per me in quella fase della mia vita: il sovraccarico.

Queste malattie di solito vanno a coppie

Chi tende a comportarsi in modo perfezionista finisce spesso per sovraccaricarsi di impegni perché investe troppo tempo a migliorare in poche attività che magari non sono neppure effettivamente prioritarie.

Non vale sempre viceversa perché chi si sovraccarica non sempre è un perfezionista, semplicemente vuole fare troppo rispetto alle sue possibilità.

Le persone che rinviano impegni importanti, quindi affette da procrastinazione, finiscono quasi automaticamente per dedicare tempo ad attività magari anche piacevoli ma che non portano alcun beneficio a lungo termine, anzi a volte danni anche gravi, tipo mangiare cibo spazzatura seduti sul divano davanti alla televisione ... a guardare programmi spazzatura!

Simmetricamente chi ha l'abitudine di sprecare il tempo si trova poi sempre in ritardo e quindi non riesce ad evitare di rinviare impegni anche importanti ma che gli sembra di non avere il tempo materiale di fare.

Passiamo adesso ad analizzare la prima di queste malattie.

IL SOVRACCARICO

Viviamo in un mondo che offre tante opportunità in più rispetto al passato e ad esempio i social media ci bombardano di eventi ai quali potremmo partecipare.

Questo ci mette però in una situazione di "imbarazzo della scelta" e così per ridurre la sensazione di sprecare delle opportunità (la cosiddetta F.O.M.O. = Fear of missing out = paura di rimanere esclusi) finiamo per prendere troppi impegni fino a sovraccaricarci.

Inoltre per colpa dei media siamo confrontati continuamente con modelli irrealistici di personaggi famosi che eccellono nei campi più diversi della vita.

Ci sentiamo così sempre più insoddisfatti e inadeguati

a) nel nostro stile di vita: ci sembra che in media gli altri abbiano case più belle, auto più lussuose, facciano ferie più esotiche, escano più spesso la sera, mangino in ristoranti più ricercati, praticano sport in maniera più capace, abbiano più amici e più divertenti di noi e così via;

b) nel nostro aspetto fisico: siamo sempre meno in forma, meno abbronzati, peggio alla moda di qualcuno dei nostri contatti Facebook;

c) nei nostri ruoli di genitori, mariti o mogli, lavoratori ecc.

d) nella nostra carriera: c'è sempre qualcuno che fa carriera più giovane, lancia una nuova azienda con successo, si rialza più in fretta da un fallimento e così via.

e) nei libri che leggiamo: in certi ambienti della crescita personale c'è la moda adesso di vantarsi di quanti libri si leggono.

Io leggo decine di libri all'anno e invito tutti a leggere molto di più, ma non è solo una questione quantitativa. Conta leggere i libri migliori e soprattutto metterli in pratica!!!

Per rincorrere tutte queste aspettative assurde verso noi stessi ci imponiamo di fare troppo e perfino le ferie che dovrebbero servire anche per rigenerarsi invece diventano spesso faticose perché per molte persone quelle due settimane in viaggio sono il premio per un anno passato a svolgere un lavoro che non ci soddisfa appieno e così vogliamo sfruttare ogni minuto al massimo.

Il risultato però è che quando torniamo al lavoro siamo più stanchi di prima e così il sovraccarico aumenta.

La mia esperienza con il sovraccarico

Quando ho scoperto la crescita personale a 20 anni mi è venuta subito la sensazione di dover recuperare il tempo che avevo sprecato in passato e così mi sono posto obiettivi eccessivi rispetto alle mie possibilità, come ad esempio laurearmi nei tempi minimi con il massimo dei voti e contemporaneamente allenarmi per il triathlon.

Teoricamente sarebbe stato possibile fare entrambe le cose, ma avevo ancora l'abitudine di sprecare troppe ore davanti alla tv e ai videogiochi e in più vivevo come studente pendolare per cui stavo due ore al giorno in treno e non ero soddisfatto della mia vita universitaria perché non passavo regolarmente le serate con gli amici.

Anche dopo la laurea più volte mi sono trovato ciclicamente a mettere troppa carne al fuoco rispetto alle mie energie e alla mia capacità in quel momento di gestire responsabilità multiple: lavoro come mobility manager + insegnare alla scuola serale + politica + sassofono + sport ecc.

Il paradosso è che se ci si sovraccarica di ruoli e obiettivi quasi automaticamente lascerai scoperta qualche area fondamentale della tua vita come la salute o le relazioni e così si rischia di essere anche meno soddisfatti dei risultati effettivamente raggiunti nelle aree dove ti sei fatto in quattro e hai avuto un certo successo oggettivo.

La situazione dei neo genitori

Ci sono due periodi della propria vita nei quali molti adulti finiscono per essere affetti sistematicamente da sovraccarico.

La prima è quando si diventa genitori e i nuovi impegni si accumulano portando ad una carenza cronica di sonno.

Un po' di stravolgimenti legati al fatto di diventare genitori penso siano fisiologici, ma dai racconti dei miei amici con figli piccoli mi pare di capire che molto spesso il peggioramento della qualità di vita sia drammatico per molte coppie.

Io non sono genitore e quindi non ho esperienza diretta, posso provare però dall'esterno ad individuare alcuni fenomeni che incidono su questo problema:

- la mancanza di servizi pubblici adeguati a supporto dei genitori, mentre invece nel Nord Europa si punta molto a sostenere le coppie con figli;

- la necessità e la volontà di lavorare entrambi i genitori;

- la lontananza dei nonni a causa della maggiore mobilità geografica;

- l'età più avanzata in cui si hanno i figli per cui biologicamente abbiamo meno energie rispetto a quando i primi figli si avevano a 20 anni;

- la tendenza generale di tutti a dormire di meno rispetto ad una generazione fa.

Molti medici hanno lanciato l'allarme su una epidemia di carenza di sonno. Se già gli adulti sono in media deprivati di sonno quando sono senza figli, il problema non potrà che peggiorare con i neonati in casa.

- l'uso di schermi con luci blu fino a sera tardi che interferiscono con il sonno.

Adulti con genitori anziani e malati

Una seconda fase critica avviene verso i 50 anni quando si è contemporaneamente genitori con figli ancora in casa e i propri genitori anziani hanno bisogno di sostegno e di assistenza di vario tipo.

Non solo i nonni possono aiutare meno a occuparsi dei nipotini, sono loro ad avere bisogno del sostegno dei figli che sono anche meno numerosi rispetto al passato e più distanti geograficamente.

Ci sono passati anche i miei genitori e ho capito quanto è dura. Ho grande rispetto per le persone, spesso soprattutto donne, che si impegnano a curare gli anziani, i figli e continuano a lavorare compiendo enormi sacrifici.

Mi viene in mente però una riflessione che deriva dal campo della gestione delle crisi in campo aziendale.

Quando c'è un'emergenza come ad esempio un incidente mortale su una piattaforma petrolifera, quindi una crisi gravissima e che può durare mesi, il team di gestione della crisi ha come priorità assicurarsi che la persona a capo della gestione della crisi dorma a sufficienza.

Devono addirittura imporgli di andare a dormire per evitare che la mancanza di sonno possa compromettere le sue capacità di giudizio e causare errori gravi.

Sorprendente vero?

Per questo invito coloro che hanno questo doppio ruolo di assistenza verso genitori e figli di proteggere la loro salute e il loro sonno non solo per una questione individuale legata al loro benessere, ma anche perché così possono aiutare meglio a breve e lungo termine i propri cari.

Vedremo nella parte finale dell'articolo due possibili strade per uscire da questi circoli viziosi.

Lo studente superimpegnato

Può sembrare un paradosso, ma ho notato che spesso gli studenti universitari finiscono per essere più sovraccarichi rispetto alle persone poco più grandi di loro che hanno già incominciato a lavorare e guadagnare.

Tengo molti corsi nelle università e questa è la mia impressione di quale sia la causa di questo fenomeno:

- molti studenti sono senza soldi e quindi sono costretti a lavorare per pagarsi parte o tutte le loro spese. In più ottengono lavori mal pagati e così devono lavorare di più per guadagnare meno.

- lo studio universitario non ha una fine ben definita, puoi sempre studiare di più per un esame, mentre a volte gli orari di lavoro sono abbastanza fissi e quindi a un certo punto timbri il cartellino ed esci e fai altro. Con lo studio hai sempre a mente quello che devi fare ancora.

Inoltre adesso le università somigliano sempre più a scuole nelle quali puoi avere anche 8 ore di lezione al giorno! Non rimane molto tempo per fare altro visto che bisogna anche studiare, non solo andare a lezione.

- gli studenti sono in quella fase in cui assaporano un po' di piena libertà e si sentono carichi di energia quindi giustamente vogliono provare a fare anche stravizi, tirare tardi, bere tanto e così via.

- nelle università ci sono mille opportunità di impegnarsi in progetti extra, fare serata anche durante la settimana, conoscere nuove persone. Anche io da giovane sentivo il fascino di una vita vissuta al 120% per superare i propri limiti.

Passiamo adesso a proporre delle soluzioni per il sovraccarico.

COME INIZIARE A GUARIRE DAL SOVRACCARICO

Il primo passo è sempre rendersi conto di essere in sovraccarico.

Un modo per riconoscerlo è fare l'elenco di tutti i ruoli e responsabilità che ci siamo dati e i relativi obiettivi, ad esempio:

- studente (che voti?) +

- lavoratore (che progetti?) +

- membro di squadra sportiva (quanti allenamenti?) +

- volontario associazione (quanti eventi da organizzare?) +

- padroncino di cane (quali sono gli impegni fissi?) +

- festaiolo (quante serate?) +

...

oppure:

- genitore + lavoratore + allenatore squadra giovanile + consigliere comunale + ...

Poi bisogna fare un controllo che siamo soddisfatti della nostra vita nelle diverse aree: relazioni, salute, professione ecc.

La tendenza di molti è infatti quella di continuare a concentrarci su quelle attività dove abbiamo già soddisfazioni e ci sentiamo bravi. Lasciamo invece perdere quelle aree dove siamo più carenti perché sono state solo fonte di delusioni ultimamente.

Conosco tanti giovani uomini ad esempio che di loro non hanno avuto in passato molta facilità a conoscere e creare relazioni con le donne ma che sono molto bravi nella loro carriera universitaria o professionale che li assorbe molte ore al giorno.

Finiscono così per trascurare per anni di investire tempo a migliorare in questa area cruciale della loro vita con conseguenze disastrose.

Al contrario adulti con famiglia e responsabilità lavorative molto impegnative tendono a trascurare la salute anche se si potrebbero rimettere in forma con soli 10 minuti al giorno 2 volte alla settimana ed eliminando i peggiori eccessi alimentari.

Il problema è che il cibo moderno industriale è pensato per massimizzare la sensazione di piacere e quando siamo stressati mangiare è il modo più semplice e apparentemente indolore per sentirci meglio.

Un altro è lo shopping, sbaglio?

Strategia 1: Eliminare attività

Una delle sfide maggiori che ho dovuto affrontare nel mio processo di crescita personale è stato accettare che la strada per un grande miglioramento nella propria vita spesso passa dal lasciare andare attività o persone che hanno avuto un ruolo importante nella propria vita.

"Buono è il nemico dell'ottimo"

Noi tendiamo anche inconsciamente a identificarci con le nostre attività e i nostri ruoli. Pensiamo a noi stessi come il genitore, il praticante di quel determinato sport, la nostra professione, il tifoso di quella squadra, il fedele di quella religione, il marito ecc.

Tutte questi ruoli sono importanti ma loro somma non definisce chi siamo anche se gli altri hanno la brutta abitudine di incasellarci in categorie statiche.

Per esempio per circa 13 anni ho giocato a basket ogni singolo mese della mia vita, ma a 20 anni ho capito che non ero più soddisfatto di far parte di una squadra e di avere gli allenamenti fissi e le partite che vincolavano i miei finesettimana e molte serate.

Era venuto il momento di sperimentare nuove esperienze ma dovevo partire eliminando una grossa attività che occupava centinaia di ore all'anno per fare spazio a nuove attività che potevano essere più adatte allo stile di vita e agli obiettivi che mi ero posto.

Lasciare il basket fu un'ottima scelta.

Nel corso degli anni ho lasciato andare molte altre attività e ogni volta si chiudeva una porta e si apriva un portone perché avevo compiuto un esperimento importante su me stesso per capire:

1) cosa mi piaceva di più fare;
2) in cosa ero bravo;

3) a cosa dovevo rinunciare per svolgere quella attività (il cosiddetto costo opportunità);

4) cosa imparavo;
5) che tipo di persone frequentavo grazie a quella attività

6) quale stile di vita volevo;

7) quell'attività era compatibile con lo stile di vita e gli obiettivi che mi ero dato?

I miei esperimenti di attività che ho provato e lasciato per migliorare ulteriormente

- Ho lasciato il basket per il triathlon, poi anche questo non si conciliava con altri miei obiettivi e con lo stile di vita che avevo scelto e così ho praticato varie arti marziali, poi yoga e infine adesso mi piace fare un tipo di palestra simile al crossfit che richiede poco tempo e porta grandi risultati e lo posso svolgere all'aperto per almeno 7-8 mesi all'anno.

- ho smesso di guardare la tv e giocare ai videogiochi per impegnarmi in associazioni, leggere libri e uscire di più con gli amici.

- ho lasciato il ruolo negli Alumni dell'università per dedicarmi anche al sassofono e alla politica, poi di recente ho lasciato il sassofono che avevo praticato per dieci anni da adulto perché non mi dava più soddisfazione farlo nei ritagli di tempo.

- ho lasciato sei anni fa la politica per dedicarmi a fare il formatore di crescita personale.

Mi è piaciuto così tanto diventare formatore e ho visto che potevo aiutare così tante persone che ho deciso di trasformarlo in un lavoro ma non a tempo pieno.

Ho lasciato così il mio posto di lavoro fisso per mettermi in proprio e adesso sono impegnato in diverse attività imprenditoriali che mi piacciono tutte moltissimo.

Mi sembra di aver trovato quindi un nuovo equilibrio, migliore.

Il risultato di tutte queste attività che ho sperimentato e lasciato è che ho potuto progressivamente modificare completamente il modo in cui passo le giornate e le settimane e costruire pezzo a pezzo lo stile di vita che desideravo e sto vedendo mese dopo mese che sono sempre più soddisfatto delle mie scelte.

E finalmente non mi sento per nulla sovraccarico dopo 15 anni che combattevo con questa malattia.

Quali sono quindi delle attività che ti occupano centinaia di ore all'anno che potresti eliminare o ridurre drasticamente per essere meno sovraccarico e aprirti a nuove esperienze?

Strategia 2: Chiedere aiuto

Molto spesso pensiamo di dover fare da soli certe attività, perché si tratta di responsabilità individuali collegate ai ruoli della nostra vita e all'immagine di noi stessi che ci siamo dati.

Ci viene difficile ammettere a noi stessi e agli altri che abbiamo bisogno di aiuto o ci dispiace usare il denaro per pagare salato dei servizi che potremmo fare da soli.

I miei maestri di crescita personale ribadiscono però costantemente che dobbiamo combattere il nostro ego ed orgoglio ed ammettere quando abbiamo bisogno di aiuto, a pagamento e non.

I nostri amici e parenti ci possono essere di grande aiuto nei momenti peggiori delle nostre crisi quando abbiamo familiari malati, usciamo da relazioni difficili o il lavoro ci richiede uno sforzo extra.

I nostri cari vogliono esserci di aiuto, soprattutto se si tratta di aiutarci a superare un periodo critico di alcune settimane o mesi.

Quando un problema di sovraccarico diventa invece cronico, è necessario secondo me ricorrere all'assistenza di personale qualificato e pagato, da noi o dallo Stato magari.

Siccome però le nostre risorse finanziarie non ci lasciano spesso grandi libertà di manovra, dovremo probabilmente fare rinunce consistenti per avere il denaro per pagare qualcuno che ci possa togliere degli impegni.

Un primo consiglio è di chiamare qualcuno a fare le pulizie in casa, stirare e svolgere altre attività pratiche che richiedono quotidianamente molto tempo e ci danno poca soddisfazione.

Se siamo imprenditori possiamo assumere una persona in più nella nostra azienda o incaricare un freelancer di svolgere degli incarichi per noi o perfino lasciare andare dei clienti e il relativo guadagno per ridurre il proprio carico di lavoro.

In certi casi si possono prendere in considerazione anche misure più radicali come vendere un'auto non tanto per ricavare il denaro dalla vendita quando per ridurre le spese mensili. Oppure non andare in ferie per qualche anno

O ancora cambiare lavoro per avere un contratto part-time ma questo vuol dire guadagnare naturalmente di meno.

Dal mio punto di vista superare una malattia cronica di sovraccarico è troppo importante per la salute fisica e delle proprie relazioni che vale la pena considerare soluzioni estreme pur di liberarsene.

Io ci ho messo 15 anni, ma è possibile. Non arrenderti.